Seit einem halben Jahr archiviert die TREUCO AG als unabhängiges, international tätiges Treuhandunternehmen mit Sitz in Zürich alle geschäftsrelevanten Emails mit windreamExchange. Der Zugriff auf die revisionssichere Ablage durch die 50 Mitarbeiter kann einfach und schnell über Outlook oder den windream WebClient erfolgen.

Die einfache Kommunikation über Email gewinnt im Büro von Tag zu Tag an Bedeutung. Mittlerweile werden täglich geschäftsrelevante Angaben wie Richtofferten, Preisanfragen, Bestellungen, Terminkoordinationen, usw. über den elektronischen Weg sekundenschnell abgewickelt.

windreamExchange 
Das ständig wachsende Volumen elektronischer Mitteilungen verlangt nach einem effizienten Informationsmanagement und entsprechender Hard- und Software, die den steigenden Anforderungen gewachsen ist. Der Exchange Server von gestern sieht sich heute mit einer immer grösser werdenden Flut an Daten konfrontiert. Ein derart ausgelasteter Mailserver stellt ein erhebliches Betriebsrisko dar - bei einem Ausfall droht Datenverlust! Um so wichtiger ist es, den Verlust wichtiger Informationen wirksam verhindern zu können. Natürlich müssen die Informationen auch strukturiert abgelegt, archiviert und verwaltet werden können. Dies alles kann durch den gezielten Einsatz von Komponenten aus dem Hause windream erreicht werden.

Durch die Kombination von windream Exchange und windream ObjectStore besteht ein 3-stufen Prinzip für eine revisionssichere Archivierung aller geschäftsrelevanten Emails:

1. windream Exchange übernimmt die Sicherung aller ein- und ausgehenden Mails
2. windream übernimmt die strukturierte Ablage, Verwaltung und Zuweisung der Metadaten
3. windream ObjectStore sichert die Emails über eine Jukebox auf revisionssichere WORM-Medien, in NetApp oder Centera-Umgebungen oder nutzt die Technologie von Zeitstempeldiensten

Die aus dem Hause windream stammende Komponente 'windream Exchange' überwacht definierte Postfächer des Windows Exchange Servers über eine direkte Anbindung. Mittels regelbasierter Konfiguration können wahlweise einzelne benutzerspezifische Postfächer oder alle ein- und ausgehende Emails (Journaling) abgelegt werden.

 
Projektumsetzung TREUCO AG
Mit dem vorliegenden Projekt wurde eine bestehende E-Mailarchivierung abgelöst. Ausschlaggebend für die Umsetzung mit windream war der modulare Lösungsaufbau, welcher es erlaubt, das System jederzeit um weitere DMS-Komponenten zu erweitern. Etwa für die indexierte Ablage geschäftsrelevanter Dokumente zur Dossierbildung oder um ein konsolidiertes Vorlagenmanagement.
 
Die Emails werden im standardisierten Microsoft MSG-Format abgelegt und können so von jeder gängigen Mailapplikation gelesen werden. Auch ein Massenexport ist mit windream Bordmitteln jederzeit möglich. Dabei werden die Indexdaten als separate HTML- oder XML-Datei ausgegeben. Mit der Anbindung der bereits vorhandenen 25-Slot HP Jukebox wird die Revisionssicherheit gewährleistet.
 
Der Zugriff auf die archivierten Informationen erfolgt einfach und schnell über Outlook oder den windream WebClient.
 
Nach einer Initialverarbeitung werden dem System jährlich 20GB Daten in 120'000 Mails zugeführt.


Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Vefügung.
 
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